Prawo zrzeszania się przez osoby fizyczne w stowarzyszeniach jest uprawnieniem konstytucyjnym, a stowarzyszenie jako organizacja złożona z osób fizycznych może wypowiadać się w sprawach publicznych, a także może reprezentować zbiorowe interesy swoich członków w sprawach prowadzonych przez organy władzy publicznej. Niewątpliwie głos stowarzyszenia ma większą siłę przebicia w sprawach publicznych, a jednocześnie niezwykle istotnych dla wszystkich członków stowarzyszenia. Założenia stowarzyszenia zaleca się zatem tej grupie osób, która wychodzi z określona inicjatywą, np. mieszkańcom zainteresowanym budową placu zabaw, obiektów sportowych, czy np. ochrony terenów przyrodniczych.
Działalność stowarzyszeń reguluje ustawa z dnia 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach (dalej: pr. stow.). W myśl jej przepisów stowarzyszenia dzielimy na zwykłe i rejestrowe. W praktyce stowarzyszenia zwykłe często mylone są ze stowarzyszeniami zarejestrowanymi w KRS.
STOWARZYSZENIE ZWYKŁE
Stanowi uproszczoną formę stowarzyszenia. Może ono zostać założone przez grupę minimum 3 osób fizycznych. Takie stowarzyszenie nie posiada osobowości prawnej, lecz jest wyposażone w zdolność do czynności prawnych, co oznacza, że może we własnym imieniu nabywać prawa (w tym własność i inne prawa rzeczowe), zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozywane. Nie może ono prowadzić działalności gospodarczej i odpłatnej działalności pożytku publicznego. Stowarzyszenie zwykłe może rozpocząć swoją działalność od chwili wpisania go do ewidencji stowarzyszeń zwykłych, która jest prowadzona przez starostę powiatowego właściwego miejscowo ze względu na siedzibę stowarzyszenia. Jeśli starosta nie ma uwag i zastrzeżeń wobec celu działalności stowarzyszenia ani wobec złożonych dokumentów, po złożeniu właściwego wniosku wpisuje stowarzyszenie zwykłe do ewidencji (następuje to w ciągu 7 dni od daty wpłynięcia dokumentów). Nie ma tu zatem obowiązku rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym, a jedynie w urzędzie, co znacznie upraszcza i przyspiesza procedurę utworzenia takiej organizacji. Założyciele stowarzyszenia zwykłego podejmują decyzję o jego nazwie i celu działalności, określają siedzibę stowarzyszenia i teren jego działania, sposób nabycia i utraty członkostwa. Ponadto wybierają swojego przedstawiciela lub zarząd, który będzie uprawniony do reprezentowania założycieli wobec urzędu. Wszystkie te kwestie powinny być określone w regulaminie działalności stowarzyszenia. Stanowi on kluczowy dokument stowarzyszenia zwykłego i pełni taką rolę, jak statut w stowarzyszeniu zarejestrowanym.
Stowarzyszenie zwykłe obciążone jest pewnymi obowiązkami: tak jak każdy inny podmiot musi mieć nadane numery NIP i REGON, a także powinno prowadzić pełną księgowość, a co z tym związane, sporządzać i wysyłać coroczne sprawozdania finansowe do Urzędu Skarbowego.
STOWARZYSZENIE REJESTROWE
Ma zdecydowanie więcej różnych możliwości działania. Może ono prowadzić niezwykle szeroką działalność statutową, tj. działalność społeczną sformułowaną w statucie jako cel działania organizacji. Może być ona prowadzona zarówno w formie nieodpłatnej jak i odpłatnej działalności pożytku publicznego. Ponadto można uruchomić także działalność gospodarczą, z tym że dochód z jej prowadzenia powinien służyć tylko i wyłącznie realizacji celów statutowych stowarzyszenia i nie może być przeznaczony do podziału między jego członków. Stowarzyszenie rejestrowe może również otrzymywać dotacje na realizację swoich celów statutowych.
Stowarzyszenie rejestrowe podlega wpisowi do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej, który to rejestr jest prowadzony przez właściwy miejscowo ze względu na siedzibę stowarzyszenia Wydział Sądu Rejonowego – Krajowego Rejestru Sądowego. Jeżeli natomiast stowarzyszenie rejestrowe zamierza prowadzić działalność gospodarczą powinno być ono również wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS.
Stowarzyszenie rejestrowe może zostać założone przez grupę minimum 7 osób fizycznych, które stają się członkami założycielami stowarzyszenia. Organizacje te mogą tworzyć obywatele polscy, mający pełną zdolność do czynności prawnych (tj. osoby, które ukończyły 18 lat i nie są ubezwłasnowolnione) oraz nie pozbawieni praw publicznych. Na określonych w ustawie zasadach do stowarzyszenia mogą należeć również małoletni i cudzoziemcy. Na zebraniu założycielskim członkowie założyciele podejmują uchwały o: powołaniu organizacji, przyjęciu statutu, wyborze władz stowarzyszenia albo komitetu założycielskiego (w obecnym stanie prawnym powołanie komitetu nie jest już obligatoryjne). Następnie zarząd składa wniosek o rejestrację stowarzyszenia do Krajowego Rejestru Sądowego wraz z wymaganymi załącznikami. Stowarzyszenie uzyskuje osobowość prawną z chwilą wpisania do KRS. Tak w dużym skrócie wygląda procedura utworzenia stowarzyszenia.
OD CZEGO ZATEM NAJLEPIEJ ROZPOCZĄĆ PROCES ZAKŁADANIA STOWARZYSZENIA?
W początkowej fazie, jeszcze przed rozpoczęciem całej procedury warto dobrze zastanowić się nad doborem osób wchodzących w skład zarządu oraz komitetu założycielskiego. Osoby te faktycznie muszą być zainteresowane realizacją celów obranych przez stowarzyszenie i brać czynny udział w jego działalności (m.in. aktywnie uczestniczyć w walnych zebraniach członków stowarzyszenia, tak aby zawsze osiągać wymagane ustawą kworum i nie mieć problemu z podejmowaniem uchwał). Stowarzyszenie jest specyficzną organizacją, która zakłada właśnie aktywną partycypację jej członków, nie jest natomiast organizacją nastawioną na zysk jej członków (w praktyce zdarza się np., iż wspólnicy spółki wielokrotnie angażują się w nią tylko po to, żeby otrzymać dywidendę).
Kolejnym krokiem na drodze do utworzenia stowarzyszenia powinno być opracowanie statutu. Jest to najważniejszy dokument stowarzyszenia, stanowiący pisemne potwierdzenie zasad jego działania i organizacji. Wstępny projekt statutu dobrze jest przygotować wcześniej, tzn. jeszcze przed zwołaniem zebrania założycielskiego i dostarczyć go do wglądu wszystkim członkom przyszłego stowarzyszenia, tak aby mogli się z nim zapoznać i zgłosić ewentualne uwagi czy poprawki. Natomiast głosowanie za przyjęciem statutu i jego zatwierdzenie musi mieć miejsce na zabraniu założycielskim. Wszelkie działania prowadzone przez stowarzyszenie muszą być zgodne ze statutem i nie mogą mu zaprzeczać. Powinien być on napisany w miarę prosto, logicznie, bez zbędnych szczegółów, ale też bez braków utrudniających późniejsze podejmowanie działań. Treść statutu należy bardzo dobrze przemyśleć, bowiem każda jego następna zmiana jest skuteczna dopiero z chwilą jej wpisu w KRS. Powinno się tak opracować statut, by stowarzyszenie mogło łatwo i sprawnie działać (przykładowo dobrze jest przewidzieć w nim prosty tryb zwoływania walnego zebrania członków – chociażby drogą mailową, zbierając od razu adresy e -mail członków założycieli stowarzyszenia). Wskazane w statucie cele muszą być obrane w sposób należyty – przykładowo nie może być to osiąganie zysku z akcji charytatywnych i przekazywanie go na rzecz domu dziecka, lecz np. wspieranie (nie tylko finansowe) dzieci, rodzin i osób znajdujących się w trudnej sytuacji życiowej. Doboru odpowiednich celów działalności stowarzyszenia dokonuje się intuicyjnie niejako „na wyczucie”, w zależności od tego, co stowarzyszenie faktycznie ma zamiar robić.
Należy pamiętać o tym, że działalność statutowa stowarzyszenia nie może być nastawiona na zysk, bowiem w przypadku organizacji pozarządowych działalność gospodarcza jest tylko działalnością pomocniczą. Jednakże pomimo tego, iż działalność statutowa jest działalnością not for profit, to konkretne zadania mogą być realizowane zarówno w ramach nieodpłatnej, jak i odpłatnej działalności pożytku publicznego. Z tym, że na odpłatnej działalności statutowej stowarzyszenie nie zarabia ani złotówki, a jedynie odzyskuje koszty produkcji towaru bądź usługi (np. bezpośredni koszt wyprodukowania broszury informacyjnej).
Ogólne wytyczne, co powinien zawierać statut stowarzyszenia zawarte są w art. 10 ust. 1 pr. stow. Zgodnie z nim w statucie muszą się znaleźć następujące, podstawowe informacje o stowarzyszeniu: nazwa organizacji; teren jej działania i siedziba; cele i sposoby ich realizacji; informacje o członkach stowarzyszenia (m.in. sposób nabycia, przyczyny utraty członkostwa, prawa i obowiązki członka); informacje o władzach stowarzyszenia (m.in. rodzaje, sposób ich wyboru, kompetencje, tryb pracy); informacja dotycząca wynagradzania członków zarządu za czynności wykonywane w związku z pełnioną funkcją, jeśli stowarzyszenie przewiduje taką możliwość; sposób reprezentowania stowarzyszenia, w szczególności zaciągania zobowiązań majątkowych; sposób podejmowania decyzji, czyli warunki ważności uchwał; sposób uzyskiwania środków finansowych oraz ustanawiania składek członkowskich; zasady dokonywania zmian statutu; sposób rozwiązania się stowarzyszenia. Poza postanowieniami wskazanymi w art. 10 pr. stow. w statucie możemy umieścić również regulacje dotyczące: podjęcia działalności gospodarczej (jeżeli stowarzyszenie planuję ją prowadzić); oddziałów stowarzyszenia; innych istotnych kwestii np. przeznaczenia majątku stowarzyszenia w przypadku jego likwidacji.
Kolejnym etapem tworzenia stowarzyszenia powinno być zwołanie i przeprowadzenie zebrania założycielskiego. Jak już była o tym mowa powyżej w zebraniu założycielskim musi wziąć udział co najmniej 7 osób, które staną się członkami założycielami danego stowarzyszenia. Aby sprawnie przeprowadzić zebranie należy wcześniej ustalić wszelkie szczegóły organizacyjne (tj. wybrać czas i miejsce, znaleźć osobę, która spisze protokół z zebrania i przygotuje niezbędne dokumenty, a także osobę, która sprawnie poprowadzi zebranie). Przed zebraniem, poza projektem statutu, warto również przygotować następujące dokumenty: Listę założycieli, zawierającą imiona i nazwiska, datę i miejsce urodzenia, miejsce zamieszkania oraz własnoręczne podpisy założycieli; Teksty uchwał, które muszą być podjęte w trakcie zebrania tj. uchwała nr 1 o powołaniu stowarzyszenia, uchwała nr 2 o przyjęciu statutu, uchwała nr 3 o wyborze zarządu, uchwała nr 4 o wyborze komisji rewizyjnej (co prawda wybranie komisji rewizyjnej nie jest warunkiem koniecznym do zarejestrowania stowarzyszenia, lecz ze względów praktycznych warto uczynić to już na zebraniu założycielskim). Można także podjąć uchwałę nr 5 o wyborze komitetu założycielskiego, chociaż w obecnym stanie prawnym nie jest to już obowiązkowe. Uchwały można wpisać do protokołu zebrania lub dołączyć jako załączniki do protokołu. Wszystkie dokumenty należy przygotować w trzech egzemplarzach, bowiem dwa składane są do sądu, a jeden zostaje w dokumentacji stowarzyszenia.
Za wszelkie formalności związane z rejestracją odpowiada zarząd stowarzyszenia, bowiem zgodnie z art. 12 pr. stow. to właśnie zarząd składa wniosek o wpis stowarzyszenia do KRS wraz z całą niezbędną dokumentacją. W związku z powyższym jego członkowie powinni skompletować wymagane dokumenty i załączniki, a także wypełnić właściwe formularze. Zarząd musi również dopilnować, aby spisany został protokół z zebrania założycielskiego.
Jeśli chodzi o samą rejestrację stowarzyszenia w Krajowym Rejestrze Sądowym to warto pamiętać, iż od 20 maja 2016 r. obowiązują nowe zasady dotyczące rejestracji stowarzyszeń.
WNIOSEK O REJESTRACJĘ STOWARZYSZENIA W KRS SKŁADA SIĘ NA URZĘDOWYCH FORMULARZACH:
- KRS-W20 – jest to formularz podstawowy, zawierający główną treść wniosku, przeznaczony do zgłoszenia stowarzyszenia – jego nazwy, siedziby itp. Na pierwszej stronie formularza podstawowego zamieszczona jest krótka instrukcja, zgodnie z którą trzeba go wypełnić. Działając zgodnie z instrukcją unikniemy błędów;
- KRS-WK – służy do zgłoszenia osób wchodzących w skład zarządu;
- KRS-WK – służy do zgłoszenia osób wchodzących w skład komisji rewizyjnej;
- KRS-WM – przeznaczony jest do wskazania zakresu działalności gospodarczej i tym samym zgłoszenia stowarzyszenia do rejestru przedsiębiorców. Składamy go wyłącznie wówczas, gdy organizacja ma zapisaną w statucie możliwość prowadzenia działalności gospodarczej i chce rozpocząć tę działalność zaraz po zarejestrowaniu w rejestrze stowarzyszeń. W formularzu tym należy dokładnie wskazać kody PKD działalności gospodarczej, którą ma zamiar prowadzić stowarzyszenie. Muszą być one tożsame z przedmiotem działalności gospodarczej wymienionym w statucie stowarzyszenia. Jeżeli w tym zakresie sąd stwierdzi błędy, zwróci wniosek o wpis stowarzyszenia do KRS albo wpisze stowarzyszenie do KRS, lecz nie zostanie tej organizacji nadany numer NIP. Wówczas trzeba będzie składać dodatkowy wniosek o wpis prawidłowych kodów PKD do KRS i z tego tytułu uiszczać dodatkową opłatę sądową (min. 350 zł dla stowarzyszeń prowadzących działalność gospodarczą).
DO WNIOSKU O REJESTRACJĘ W KRS STOWARZYSZENIA NALEŻY ZAŁĄCZYĆ:
- Statut stowarzyszenia (dwa egzemplarze podpisane przez zarząd);
- Protokół z zebrania założycielskiego (dwa egzemplarze, podpisane przez przewodniczącego i sekretarza zebrania);
- Listę członków założycieli (dwa egzemplarze);
- Uchwały podjęte na zebraniu założycielskim (wszystkie w dwóch egzemplarzach, podpisane przez przewodniczącego i sekretarza zebrania);
- Dowód dokonania opłaty za wpis do rejestru przedsiębiorców oraz dowód dokonania opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (jeśli stowarzyszenie zgłasza również działalność gospodarczą).
Wszystkie dokumenty muszą być przedłożone w oryginałach albo kopiach potwierdzonych przez notariusza. Należy przedłożyć dwa komplety dokumentów, bowiem jeden komplet w celach informacyjnych jest przesyłany do organu nadzorującego działalność stowarzyszenia (tj. do właściwego starosty powiatu lub prezydenta miasta na prawach powiatu), drugi zaś zostaje w KRS.
Po uzyskaniu wpisu do KRS stowarzyszenia automatycznie otrzymuje numery NIP i REGON. Nie musi występować o ich nadanie z odrębnym wnioskiem, może od razu rozpocząć działalność. Należy jednak pamiętać, iż organizacja w ciągu 21dni powinna złożyć do Urzędu Skarbowego właściwego dla jej siedziby formularz z danymi uzupełniającymi NIP-8.
KOSZTY REJESTRACJI STOWARZYSZENIA
Rejestracja stowarzyszenia zwykłego i rejestrowego nie prowadzącego działalności gospodarczej jest nieodpłatna. Natomiast rejestracja stowarzyszenia rejestrowego prowadzącego działalność gospodarczą podlega opłacie sądowej w wysokości 600 zł (500,00 zł za wpis do rejestru przedsiębiorców KRS oraz 100,00 zł za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym).
CZAS TRWANIA REJESTRACJI STOWARZYSZENIA
Stowarzyszenia zwykłe podlega wpisowi do ewidencji stowarzyszeń zwykłych co do zasady w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku o wpis. Czas rejestracji stowarzyszenia rejestrowego jest natomiast dłuższy i trwa od 2 do nawet 4 miesięcy, jeżeli chodzi o stowarzyszenie rejestrowe mogące prowadzić działalność gospodarczą.
PRZEKSZTAŁCENIE STOWARZYSZENIA ZWYKŁEGO W REJESTROWE
Warto pamiętać o tym, iż od 1 stycznia 2017 r. tj. od dnia wejścia w życie ostatniej nowelizacji Prawa o Stowarzyszeniach istnieje możliwość przekształcenia się stowarzyszenia zwykłego w stowarzyszenie rejestrowe (poprzednio obowiązujące przepisy nie dawały takiej możliwości). Uprawnienie to dotyczy jednak tylko nowych stowarzyszeń zwykłych, tj. stowarzyszeń zwykłych w rozumieniu znowelizowanej ustawy (chodzi tu o stowarzyszenia, które powstały po 20 maja 2016 r. jak również stowarzyszenia zwykłe działające przed 20 maja 2016 r. ale znajdujące się już w nowej ewidencji).
Jakie są konsekwencje takiego przekształcenia? Stowarzyszenie rejestrowe w przeciwieństwie do zwykłego może prowadzić działalność gospodarczą, odpłatną działalność pożytku publicznego, a także tworzyć terenowe jednostki organizacyjne. Z drugiej jednak strony obowiązkowo musi powołać zarząd i organ kontroli wewnętrznej. Musi również mieć co najmniej 7 członków, czyli osiągnąć liczbę, którą prawo wymaga dla zarejestrowania stowarzyszenia.
Jak przekształcić stowarzyszenie zwykłe w rejestrowe? Zgodę na przekształcenie muszą wyrazić w uchwale wszyscy członkowie stowarzyszenia zwykłego. Aby przekształcić stowarzyszenie zwykłe w rejestrowe należy złożyć wniosek do KRS (na formularzu KRS-W20), podobnie jak w przypadku standardowej rejestracji stowarzyszenia. Do przedmiotowego wniosku należy załączyć: uchwałę o przekształceniu oraz zaświadczenie o wpisie stowarzyszenia zwykłego do ewidencji prowadzonej przez właściwego starostę (wydane nie wcześniej niż na 3 miesiące przed dniem podjęcia uchwały o przekształceniu). Przekształcenie stowarzyszenia zwykłego następuje z chwilą wpisu stowarzyszenia do Krajowego Rejestru Sądowego, zatem od tego momentu działamy już jako stowarzyszenie rejestrowe.
